Mindestanforderungen für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Die Kanzlei Frank Stannek betreut in der Metro­pol­re­gi­on zwi­schen Hei­del­berg, Mann­heim, Mosbach, Karls­ru­he und Darm­stadt kleine und mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men ver­schie­dens­ter Bran­chen unter anderem auch ambu­lan­te Pfle­ge­diens­te und Alten­hei­me.

Eine GmbH hatte ihrem Gesell­schaf­ter­ge­schäfts­füh­rer einen Dienst­wa­gen über­las­sen. Der für die Dienst­wa­gen­über­las­sung anzu­set­zen­de geld­wer­te Vorteil wurde nicht mit der 1%-Regelung ver­steu­ert, sondern auf der Grund­la­ge eines Fahr­ten­bu­ches, welches von dem Gesell­schaf­ter­ge­schäfts­füh­rer geführt wurde. Aller­dings ent­hielt das Fahr­ten­buch an auch die Namen von Kunden oder Angaben zum Fahrt­zweck. Sowohl die gefah­re­nen Kilo­me­ter als auch der Kilo­me­ter­stand nach Been­di­gung der Fahrt wurden im Fahr­ten­buch fest­ge­hal­ten. Als Ergän­zung zum Fahr­ten­buch wurde eine Auf­lis­tung von der GmbH bei­gelegt, welche nach­träg­lich anhand eines hand­schrift­lich geführ­ten Tageska­len­ders des Gesell­schaf­ter­ge­schäfts­füh­rers erstellt wurde. Die Auf­lis­tung der GmbH wies die fol­gen­den Angaben auf: Datum, Stand­ort, Grund sowie Ziel der Fahrt und Kilo­me­ter­stand des Fahr­zeugs zu Beginn der Fahrt. Das Finanz­amt erkann­te das geführ­te Fahr­ten­buch trotz der nach­träg­li­chen Auf­lis­tung nicht als ord­nungs­ge­mäß an. Auf­grund dessen klagte die GmbH gegen das Finanz­amt vor dem Finanz­ge­richt.

Im Gegen­satz zum Finanz­amt erklär­te das Finanz­ge­richt das Fahr­ten­buch als ord­nungs­ge­mäß. Um den anzu­set­zen­den geld­wer­ten Vorteil durch die Nutzung des Geschäft­wa­gens zu berech­nen, genügen die hand­schrift­lich ein­ge­tra­ge­nen Daten in das Fahr­ten­buch in Ver­bin­dung mit der zusätz­li­chen erstell­ten erklä­ren­den Auf­lis­tung.

Das Finanz­amt legte Revi­si­on ein, somit ent­schied der Bun­des­fi­nanz­hof(BFH) in letzter Instanz über diesen Fall. Der BFH teilte die Meinung des Finanz­amts und stem­pel­te das Fahr­ten­buch als nicht ord­nungs­ge­mäß ab, da keine voll­stän­di­ge Auf­zeich­nung der Fahrten erfolg­te. Die Angaben zu Aus­­gangs- und End­punkt jeder ein­zel­nen Fahrt im Fahr­ten­buch müssen voll­stän­dig auf­ge­zeich­net sein. Die Angaben des Gesell­schaf­ter­ge­schäfts­füh­rers reich­ten dem BFH nicht aus, weil weder der besuch­te Kunde noch die Ziel­adres­se erkenn­bar waren. Eine Gewähr­leis­tung der Rich­tig­keit der Ein­tra­gun­gen sei bei dieser Auf­zeich­nungs­art nicht gegeben. Selbst die nach­träg­lich erstell­te Auf­lis­tung durch die GmbH reiche nicht aus, um die feh­len­den Angaben nach­zu­ho­len.

Zu beach­ten ist aber, dass es ergän­zend zu dem oben genann­ten Urteil für Steu­er­pflich­ti­ge, die eine Aus­wärts­tä­tig­keit ver­rich­ten, wie z.B. Altenpfleger(innen) eines ambu­lan­ten Pfle­ge­diens­tes, einige Auß­nah­men gibt. Analog dem BMF-Schrei­­ben vom 18.11.2009 Rz. 25–28 genügt es, wenn z.B. auf einen tat­säch­lich auch ein­ge­hal­te­nen Tou­ren­plan ver­wie­sen wird, aus dem sich die besuch­ten Namen der Pati­en­ten erken­nen lassen und die betrieb­lich gefah­re­ne Strecke über­prü­fen lässt.

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