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Archivierung von Rechnungen und Lieferscheinen auf CD

Die Kanzlei Frank Stannek, Steu­er­be­ra­ter aus Leimen betreut kleine sowie mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men, unter anderem soziale Pfle­ge­diens­te und Alten­hei­me, aus der Region zwi­schen Hei­del­berg, Mann­heim, Darm­stadt, Karls­ru­he und Heil­bronn.

Viele Unter­neh­men fragten beim Baye­ri­schen Lan­des­amt für Steuern an, ob die Mög­lich­keit bestün­de, dass Lie­fe­ran­ten anhand deren Unter­la­gen Archi­­vie­­rungs-CDs für ihre Kund­schaft erstel­len können. Der Hin­ter­grund für diese Anfra­gen ist die Beab­sich­ti­gung eines Ver­zichts auf eine auf­wen­di­ge Auf­be­wah­rung von Tages­rech­nun­gen oder auch Lie­fer­schei­nen, welche vom Lie­fe­ran­ten zuge­schickt wurden. Jedoch wurde dies vom Baye­ri­schen Lan­des­amt für Steuern aus den fol­gen­den Gründen ver­neint.

Rech­nun­gen, die als Buchungs­be­le­ge ver­wen­det werden, sind als emp­fan­ge­ne Han­dels­brie­fe auf­zu­be­wah­ren. Eine Auf­be­wah­rung als Wie­der­ga­be von in Papier emp­fan­ge­nen Belegen auf einem Bild- oder Daten­trä­ger ist nur dann möglich, wenn die Ein­hal­tung der Grund­sät­ze ord­nungs­mä­ßi­ger Buch­füh­rung gewähr­leis­tet wird. Eine bild­li­che Über­ein­stim­mung zwi­schen der Wie­der­ga­be und des Ori­gi­­nal-Belegs wird hierbei vor­aus­ge­setzt. Auch Ver­mer­ke, welche auf dem Ori­gi­nal ange­bracht wurden, müssen auf der Wie­der­ga­be bewahrt bleiben. Zu solchen Ver­mer­ken zählen z. B. Kor­rek­tu­ren, Kon­tie­run­gen oder auch der Ein­gangs­stem­pel.

Nur Ori­gi­­nal-Rech­­nun­­gen oder Ori­gi­­nal-Lie­­fer­­schei­­ne, welche vom Lie­fe­ran­ten zeitnah mit der dazu­ge­hö­ri­gen Lie­fe­rung zuge­sandt wurden, können als auf­zu­be­wah­ren­de Unter­la­ge dienen. Hierbei ist es nun gleich­gül­tig, ob Ver­mer­ke an der emp­fan­ge­nen Unter­la­ge ange­bracht wurden oder nicht. Des Wei­te­ren ist zu beach­ten, dass das Vor­lie­gen einer Ori­gi­nal­rech­nung die Vor­aus­set­zung des Vor­steu­er­ab­zu­ges bei der Vor­steu­er­bu­chung ist.

Die gesetz­li­che Auf­be­wah­rungs­pflicht ist nicht erfüllt, wenn nur eine Archi­­vie­­rungs-CD, welche durch den Lie­fe­ran­ten anhand dessen Daten geschaf­fen wurde, vor­liegt. In diesem Fall würde die Archi­­vie­­rungs-CD Unter­la­gen eines Dritten(Lieferant) dar­stel­len und nicht die Ori­gi­­nal-Belege des auf­be­wah­rungs­pflich­ti­gen Kunden.

Unsere Emp­feh­lung: Wir machen die Archi­vie­rung von Rech­nun­gen auf CD möglich, mit Hilfe des Pro­gramms DATEV Unter­neh­men Online, welches die oben­ge­nann­ten Vor­aus­set­zun­gen des Baye­ri­schen Lan­des­amts für Steuern erfüllt. Sind Sie ein Fan von beque­mer Auf­be­wah­rung? Dann stehen wir Ihnen gerne zur Ver­fü­gung!

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