Die Kanzlei Frank Stannek, Steuerberater aus Leimen betreut kleine sowie mittelständische Unternehmen, unter anderem soziale Pflegedienste und Altenheime, aus der Region zwischen Heidelberg, Mannheim, Darmstadt, Karlsruhe und Heilbronn.
Viele Unternehmen fragten beim Bayerischen Landesamt für Steuern an, ob die Möglichkeit bestünde, dass Lieferanten anhand deren Unterlagen Archivierungs-CDs für ihre Kundschaft erstellen können. Der Hintergrund für diese Anfragen ist die Beabsichtigung eines Verzichts auf eine aufwendige Aufbewahrung von Tagesrechnungen oder auch Lieferscheinen, welche vom Lieferanten zugeschickt wurden. Jedoch wurde dies vom Bayerischen Landesamt für Steuern aus den folgenden Gründen verneint.
Rechnungen, die als Buchungsbelege verwendet werden, sind als empfangene Handelsbriefe aufzubewahren. Eine Aufbewahrung als Wiedergabe von in Papier empfangenen Belegen auf einem Bild- oder Datenträger ist nur dann möglich, wenn die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gewährleistet wird. Eine bildliche Übereinstimmung zwischen der Wiedergabe und des Original-Belegs wird hierbei vorausgesetzt. Auch Vermerke, welche auf dem Original angebracht wurden, müssen auf der Wiedergabe bewahrt bleiben. Zu solchen Vermerken zählen z. B. Korrekturen, Kontierungen oder auch der Eingangsstempel.
Nur Original-Rechnungen oder Original-Lieferscheine, welche vom Lieferanten zeitnah mit der dazugehörigen Lieferung zugesandt wurden, können als aufzubewahrende Unterlage dienen. Hierbei ist es nun gleichgültig, ob Vermerke an der empfangenen Unterlage angebracht wurden oder nicht. Des Weiteren ist zu beachten, dass das Vorliegen einer Originalrechnung die Voraussetzung des Vorsteuerabzuges bei der Vorsteuerbuchung ist.
Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht ist nicht erfüllt, wenn nur eine Archivierungs-CD, welche durch den Lieferanten anhand dessen Daten geschaffen wurde, vorliegt. In diesem Fall würde die Archivierungs-CD Unterlagen eines Dritten(Lieferant) darstellen und nicht die Original-Belege des aufbewahrungspflichtigen Kunden.
Unsere Empfehlung: Wir machen die Archivierung von Rechnungen auf CD möglich, mit Hilfe des Programms DATEV Unternehmen Online, welches die obengenannten Voraussetzungen des Bayerischen Landesamts für Steuern erfüllt. Sind Sie ein Fan von bequemer Aufbewahrung? Dann stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!
