Mindestanforderungen für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Posted by on Mai 30, 2013 in Steuern

Die Kanzlei Frank Stannek betreut in der Metropolregion zwischen Heidelberg, Mannheim, Mosbach, Karlsruhe und Darmstadt kleine und mittelständische Unternehmen verschiedenster Branchen unter anderem auch ambulante Pflegedienste und Altenheime.

Fotolia_41660752_XS-300x200Eine GmbH hatte ihrem Gesellschaftergeschäftsführer einen Dienstwagen überlassen. Der für die Dienstwagenüberlassung anzusetzende geldwerte Vorteil wurde nicht mit der 1%-Regelung versteuert, sondern auf der Grundlage eines Fahrtenbuches, welches von dem Gesellschaftergeschäftsführer geführt wurde. Allerdings enthielt das Fahrtenbuch an auch die Namen von Kunden oder Angaben zum Fahrtzweck. Sowohl die gefahrenen Kilometer als auch der Kilometerstand nach Beendigung der Fahrt wurden im Fahrtenbuch festgehalten. Als Ergänzung zum Fahrtenbuch wurde eine Auflistung von der GmbH beigelegt, welche nachträglich anhand eines handschriftlich geführten Tageskalenders des Gesellschaftergeschäftsführers erstellt wurde. Die Auflistung der GmbH wies die folgenden Angaben auf: Datum, Standort, Grund sowie Ziel der Fahrt und Kilometerstand des Fahrzeugs zu Beginn der Fahrt. Das Finanzamt erkannte das geführte Fahrtenbuch trotz der nachträglichen Auflistung nicht als ordnungsgemäß an. Aufgrund dessen klagte die GmbH gegen das Finanzamt vor dem Finanzgericht.

Im Gegensatz zum Finanzamt erklärte das Finanzgericht das Fahrtenbuch als ordnungsgemäß. Um den anzusetzenden geldwerten Vorteil durch die Nutzung des Geschäftwagens zu berechnen, genügen die handschriftlich eingetragenen Daten in das Fahrtenbuch in Verbindung mit der zusätzlichen erstellten erklärenden Auflistung.

Das Finanzamt legte Revision ein, somit entschied der Bundesfinanzhof(BFH) in letzter Instanz über diesen Fall. Der BFH teilte die Meinung des Finanzamts und stempelte das Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß ab, da keine vollständige Aufzeichnung der Fahrten erfolgte. Die Angaben zu Ausgangs- und Endpunkt jeder einzelnen Fahrt im Fahrtenbuch müssen vollständig aufgezeichnet sein. Die Angaben des Gesellschaftergeschäftsführers reichten dem BFH nicht aus, weil weder der besuchte Kunde noch die Zieladresse erkennbar waren. Eine Gewährleistung der Richtigkeit der Eintragungen sei bei dieser Aufzeichnungsart nicht gegeben. Selbst die nachträglich erstellte Auflistung durch die GmbH reiche nicht aus, um die fehlenden Angaben nachzuholen.

Zu beachten ist aber, dass es ergänzend zu dem oben genannten Urteil für Steuerpflichtige, die eine Auswärtstätigkeit verrichten, wie z.B. Altenpfleger(innen) eines ambulanten Pflegedienstes, einige Außnahmen gibt. Analog dem BMF-Schreiben vom 18.11.2009 Rz. 25-28 genügt es, wenn z.B. auf einen tatsächlich auch eingehaltenen Tourenplan verwiesen wird, aus dem sich die besuchten Namen der Patienten erkennen lassen und die betrieblich gefahrene Strecke überprüfen lässt.

Für weitere Informationen zu diesem Thema stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Sprechen Sie uns einfach an!

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